Voiture de service ou voiture de fonction : quelles règles pour l’utilisation personnelle (week-end, vacances, arrêt maladie…) ?

La confusion entre ces deux types de véhicules est fréquente, et pourtant les conséquences — juridiques, sociales, fiscales et disciplinaires — diffèrent totalement selon qu’il s’agit d’un véhicule de service ou d’un véhicule de fonction.

Ce guide complet apporte une réponse claire, exhaustive et totalement optimisée pour toutes les requêtes liées à l’usage privé de ces véhicules.

Qu’est-ce qu’une voiture de service et peut-on l’utiliser à titre personnel ?

Pour comprendre ce que la loi autorise ou interdit, il faut d’abord définir précisément le cadre d’usage de la voiture de service, souvent assimilée à tort à une voiture de fonction.

Définition d’une voiture de service

Une voiture de service (aussi appelée véhicule de société) est un véhicule :

• fourni par l’entreprise ;
  
   
• destiné uniquement aux déplacements professionnels du salarié ;
  
   
• restitué dès la fin de la journée, ou stationné dans les locaux de l’entreprise lorsqu’il n’est pas utilisé ;
  
   
• partageable entre plusieurs collaborateurs.
  
   

Voiture de service et utilisation personnelle : est-ce compatible ?

La réponse est non.
 L’utilisation personnelle d’une voiture de service est interdite, quelles que soient les circonstances.

Cela inclut :

• les jours fériés ;
  
   
• les soirées et temps hors travail ;
  
   
• les RTT ;
  
   
• les congés ;
  
   
• les week-ends ;
  
   
• les arrêts maladie ;
  
   
• les déplacements privés, même courts.
  
   

Tolérance possible : les trajets domicile-travail

Dans certains cas, l’employeur peut autoriser par écrit l’usage du véhicule de service pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail.
 Il ne s’agit pas d’un usage personnel, mais d’un déplacement professionnel élargi, strictement défini.

Pourquoi les entreprises interdisent-elles l’usage privé d’une voiture de service ?

Parce que :

• l’assurance couvre uniquement l’usage professionnel ;
  
   
• le véhicule fait partie du patrimoine de l’entreprise ;
  
   
• les frais (carburant, entretien, réparations) restent à charge de l’employeur ;
  
   
• l’usage privé constituerait un avantage en nature non déclaré, susceptible de sanction fiscale.
  
   

Voiture de service utilisation personnelle​ : quelles sont les sanctions ?

L’usage privé d’un véhicule de service constitue une faute, pouvant aller jusqu’au licenciement selon la jurisprudence.

L’employeur doit prouver l’usage abusif

L’entreprise doit démontrer que le salarié a utilisé la voiture :

• en dehors de son cadre professionnel ;
  
   
• sans autorisation écrite ;
  
   
• pour un trajet manifestement personnel.
  
   

Types de sanctions possibles

Selon la gravité :

• avertissement ;
  
   
• blâme ;
  
   
• suspension ;
  
   
• retrait de l’accès au véhicule ;
  
   
• licenciement pour cause réelle et sérieuse ;
  
   
• licenciement pour faute grave (si le salarié avait conscience de l’interdiction).
  
   

Usage abusif toléré = pas de faute grave

S’il est démontré que l’employeur a toléré tacitement l’usage privé, il ne peut plus invoquer la faute grave.

Risque fiscal : requalification en avantage en nature

Une voiture de service utilisée à titre privé peut être requalifiée en avantage en nature, entraînant :

• des cotisations sociales supplémentaires ;
  
   
• un redressement fiscal ;
  
   
• un rappel de charges pour l’entreprise.
  
   

Voiture de fonction : quelles différences avec une voiture de service ?

La confusion entre les deux véhicules est fréquente, pourtant les règles sont totalement différentes.

Définition d’une voiture de fonction

Une voiture de fonction est un véhicule :

• mis à disposition d’un salarié à titre professionnel et privé ;
  
   
• mentionné clairement dans le contrat de travail ;
  
   
• accessible y compris le soir, le week-end et en vacances ;
  
   
• considéré comme un avantage en nature soumis à impôts et cotisations.
  
   

Qui peut en bénéficier ?

Ces véhicules sont généralement attribués :

• aux commerciaux ;
  
   
• aux techniciens itinérants ;
  
   
• aux cadres mobiles ;
  
   
• aux directeurs ou dirigeants ;
  
   
• ou négociés lors de l’embauche.
  
   

Voiture de fonction et second conducteur

L’usage par un tiers est possible à condition que le contrat de travail et l’assurance le prévoient explicitement.

Voiture de fonction utilisation personnelle​ : que dit la loi ?

Contrairement à la voiture de service, la voiture de fonction peut être utilisée à titre privé, sauf indications contraires précisées dans le contrat.

Le salarié peut utiliser sa voiture de fonction :

• le soir ;
  
   
• le week-end ;
  
   
• durant ses congés ;
  
   
• pendant les vacances ;
  
   
• pour ses trajets personnels non professionnels.
  
   

C’est précisément ce qui distingue ce véhicule d’un véhicule de service.

Cet usage privé est un avantage en nature

Il apparaît :

• sur le bulletin de salaire ;
  
   
• dans la déclaration fiscale du salarié ;
  
   
• dans les déclarations sociales de l’employeur.
  
   

Cet avantage est calculé :

• au forfait ;
  
   
• ou aux frais réels (selon le choix de l’entreprise).
  
   

Peut-on utiliser sa voiture de fonction en arrêt maladie ?

C’est l’une des questions les plus fréquentes: peut-on utiliser sa voiture de fonction en arrêt maladie ?

Principe général : oui

La voiture de fonction étant un avantage en nature, elle ne peut en principe pas être retirée pendant :

• un arrêt maladie ;
  
   
• un congé maternité ;
  
   
• un congé paternité ;
  
   
• un congé parental.
  
   

Le véhicule reste à disposition du salarié, car l'avantage subsiste pendant toute la durée du contrat.

Exception : clause contraire dans le contrat

L’unique cas où l’employeur peut exiger la restitution pendant l’arrêt maladie :

• si le contrat de travail prévoit explicitement une clause de retrait temporaire en cas de suspension du contrat.
  
   

Sans cette clause écrite, le salarié peut utiliser son véhicule normalement, même à titre privé.

Peut-on utiliser sa voiture de fonction le week-end ?

Oui. L’usage privé inclut tous les moments hors temps professionnel, donc :

• les soirées ;
  
   
• les week-ends ;
  
   
• les jours fériés ;
  
   
• les déplacements privés.
  
   

Toute restriction doit être contractualisée.

Utilisation voiture de fonction pendant les vacances : est-ce autorisé ?

Oui, à condition que le contrat permette un usage privé complet.
 Dans ce cas, le salarié peut :

• partir en vacances avec ;
  
   
• effectuer des trajets personnels sur de longues distances ;
  
   
• utiliser librement le véhicule hors de la zone habituelle.
  
   

Attention : l’assurance doit le couvrir

L’employeur doit vérifier que l’assurance :

• couvre les déplacements hors du cadre professionnel ;
  
   
• couvre les déplacements à l’étranger le cas échéant.
  
   

Utilisation voiture de service le week-end : est-ce autorisé ?

Non. Le véhicule de service reste strictement professionnel.
 Sauf mention écrite contraire (extrêmement rare), l’usage le week-end est interdit.

Quelles limites à l’usage privé d’une voiture de fonction ?

Même si l’usage privé est autorisé, certaines pratiques sont interdites.

Interdictions fréquentes

Les règlements intérieurs interdisent généralement :

• le prêt du véhicule à un tiers non autorisé ;
• l’utilisation du véhicule pour le covoiturage rémunéré ;
• tout usage susceptible de générer un bénéfice personnel ;
• le transport non autorisé à l’étranger ;
• la modification non déclarée du véhicule.
  
   

Pourquoi l’interdiction du covoiturage rémunéré ?

Parce que :

• le véhicule appartient à l’entreprise ;
• le salarié ne doit pas tirer un avantage financier personnel de l’usage du véhicule ;
• l’assurance peut refuser d’intervenir.
  
   

Qui paie les contraventions ?

Que le véhicule soit de service ou de fonction, c’est toujours le conducteur qui paie :

• l’amende ;
• les points retirés ;
• les sanctions éventuelles.
  
   

L’entreprise doit obligatoirement :

• déclarer le conducteur dans un délai de 45 jours ;
• sous peine d'une amende de 750 euros en cas de non-désignation.
  
   

Qui paie le carburant ?

Voiture de service

L’employeur paie systématiquement le carburant pour les usages professionnels.

Voiture de fonction

Deux cas :

• l’entreprise paie tout, y compris l’usage privé ;
• l’entreprise ne paie que le carburant professionnel.
  
   

Dans les deux cas, le traitement fiscal s’adapte :

• carburant inclus = avantage en nature plus élevé ;
• carburant non inclus = avantage en nature limité.
  
   

Qui est responsable en cas d’accident ?

Voiture de service

• l’entreprise est responsable civile ;
• le conducteur est responsable pénalement ;
• en cas d’usage privé non autorisé, l’entreprise peut refacturer les frais et sanctionner.
  
   

Voiture de fonction

• l’assurance de l’entreprise couvre l’ensemble des usages ;
• la franchise peut être à la charge du salarié, selon le contrat ;
• en cas de faute du salarié, des sanctions internes peuvent s’appliquer.
  
   

Voiture de fonction : quelles obligations fiscales ?

L’usage privé est un avantage en nature.

Pour l’employeur

Il doit déclarer l’avantage :

• au forfait ;
  
   
• ou aux frais réels.
  
   

Cela impacte les cotisations sociales et les déclarations annuelles.

Pour le salarié

L’avantage en nature est :

• inscrit sur son bulletin de paie ;
• soumis à impôt sur le revenu ;
• reporté automatiquement sur la déclaration fiscale.
  
   

Comment être parfaitement en règle avec l’usage personnel d’une voiture d’entreprise ?

Voici les bonnes pratiques indispensables :

• vérifier si le véhicule est bien une voiture de fonction, pas un véhicule de service ;
• lire la clause associée dans le contrat de travail ;
• vérifier les restrictions d’usage ;
• faire préciser par écrit les conditions d’utilisation privée ;
• vérifier l’assurance (second conducteur, usage à l’étranger, utilisation privée) 
• conserver les justificatifs de carburant si nécessaire ;
• respecter le règlement intérieur.
  
   

Quand vaut-il mieux louer un véhicule plutôt qu’utiliser sa voiture de fonction ?

Certaines situations rendent l’usage privé du véhicule d’entreprise peu pratique, voire risqué :

• restrictions contractuelles ;
• impossibilité d’utiliser le véhicule à l’étranger ;
• limites de kilométrage ;
• besoin d’un véhicule différent (grand volume, véhicule premium, utilitaire, etc.) ;
• risque disciplinaire en cas de doute sur l’usage autorisé.
  
   

Dans tous ces cas, louer un véhicule est souvent la solution la plus simple, la plus flexible et la plus sûre.

Astuce mobilité : louer un véhicule chez Carrefour Location

Si votre voiture de fonction ne peut pas être utilisée pendant vos vacances, vos week-ends, un déménagement, un déplacement longue distance, ou simplement lorsque votre entreprise limite l’usage privé, vous pouvez opter pour une solution pratique : la location de voiture.

Carrefour Location propose :

• un large choix de modèles 
• des locations flexibles à la journée, au week-end ou à la semaine ;
• des prix attractifs ;
• des agences partout en France ;
• une réservation simple et rapide.
  
   

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